Wie Effizienz die Kreativität beflügelt, statt sie zu killen

„Wenn wir effizienter arbeiten, haben wir mehr Zeit für strategische und kreative Aufgaben.“ Diese einfache Rechnung geht in den wenigsten Marketing-Abteilungen auf. Ad-hoc-Anfragen und andere Unterbrechungen reißen die Verantwortlichen aus ihrem täglichen Flow. Zu den größten Kreativitätskiller im Marketing gehören zu viele Meetings, E-Mails, administrative Aufgaben und die Suche nach Dateien. Angetrieben wird dies durch das Tempo des Marktes sowie den Zuwachs an Anforderungen, Kanälen und Technologien. Dabei sollen gerade letztere keine Zeitfresser, sondern ein unterstützendes Mittel zum Zweck sein.

Deep Dive ins Marketingmanagement

Um den Kreativitätskillern im eigenen Unternehmen auf die Schliche zu kommen, lohnt sich ein Deep Dive ins Content und Asset Management. Und ja, das kostet erst einmal Zeit – Zeit, die sich Marketer nehmen müssen, um einen Prozess anzustoßen, der zu erheblichen Effizienzgewinnen und damit zu mehr Raum für kreative Aufgaben führen kann.

Viele Unternehmen setzen auf ein DAM- (Digital Asset Management) oder PIM-System (Product Information Management), um ihre Content-Probleme zu lösen. Wer seine Teams jedoch wirklich von den Zwängen zeitraubender Administrationsaufgaben befreien will, sollte sich für einen integrierten Ansatz aus Asset- und Content-Management entscheiden. Einige Marken, die genau dies getan und damit hervorragende Ergebnisse erzielt haben, sind BSH, vitra und argus Media.

Wichtige Fragen, die sich (nicht nur) Marketing-Verantwortliche stellen sollten:

Liegen alle Daten zentral und in der aktuellen Version an einem Ort?
Sind Dokumente und Medien schnell und intuitiv auffindbar?
Können alle Beteiligten effizient in einem System zusammenarbeiten?
Sind Freigabeprozesse einfach und transparent?
Ist der Content einheitlich für alle Kanäle verfügbar und kann direkt veröffentlicht werden?
Werden Produktinformationen strukturiert, immer aktuell und für alle Ausgabemedien bereitgestellt?
Können Agenturen, Übersetzer und Dienstleister problemlos auf alle Daten zugreifen, die sie benötigen?
Sind personalisierter Content und automatisierte Marketingprozesse gewährleistet?

Hier können Workbooks oder Checklisten hilfreich sein, um die eigene Situation zu analysieren und diese Fragen zu bearbeiten – allein oder im Team.

So einfach wie Googeln

Wer erst Kollegen fragen muss, ob Versionen final, freigegeben oder veraltet sind, verliert wertvolle Zeit. Wichtig sind transparente Asset-Management-Prozesse, d. h. beteiligte Teammitglieder sollten den Status eines Assets auf einen Blick erkennen. Zudem müssen Zugriffs- und Bearbeitungsrechte klar definiert sein. Und auch das Suchen und Teilen von Informationen sollte schnell gehen. Im besten Falle ist das Finden von Daten, Dokumenten und Medien in der Firmendatenbank so einfach wie Googeln: Der Begriff wird als Freitext in das Suchfeld eingegeben und die Anfrage ggf. noch spezifiziert (z. B. Angaben zum Format, Workflow-Schritt etc.). Die Datenbank spuckt dann alle relevanten Ergebnisse aus. Werden Inhalte zudem sinnvoll miteinander verknüpft, wächst das semantische Gedächtnis des Unternehmens.

Pull statt Push

Auch in der Zusammenarbeit mit Partnern können Marketer einigen Kreativitätskillern aus dem Weg gehen – zum Beispiel mit einem Downloadportal. Dies befähigt Interne und Externe, auf benötigte Dokumente und Medien zuzugreifen, ohne dafür in der Marketing-Abteilung anklopfen zu müssen. Das ist besonders dann wichtig, wenn es um globale Kommunikation mit verschiedenen Regionen geht.

Sobald Inhalte nicht mehr in undurchsichtigen Ordnerstrukturen versteckt, sondern mit entsprechenden Merkmalen ausgestattet für alle auffindbar sind, sinkt der Aufwand für das Marketing. Das erleichtert nicht nur das Alltagsgeschäft, sondern auch das Onboarding neuer Mitarbeiter und Partner. Diese werden befähigt, alle für sie relevanten Dateien intuitiv zu finden und ggf. zu bearbeiten, ohne dass Informationen verloren gehen oder Verwirrung im Redaktionsprozess entsteht. Verschiedene Versionen eines Dokuments sollten dafür problemlos nachvollziehbar und wiederherstellbar sein.

Kollaboratives Arbeiten und effiziente Workflows

Viele Marketer verzetteln sich in endlosen Abstimmungsschleifen und intransparenten Arbeitsprozessen. Das ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch ein Motivationsdämpfer. Viele kennen das Gefühl, die Bälle, die sie jonglieren, nicht mehr kontrollieren zu können. Wenn aber Teams und Partner nach strukturierten Abläufen und mit klar definierten Aufgabenstellungen an einem Projekt arbeiten, lassen sich die einzelnen Bälle besser händeln. Ein simples Beispiel: Eine Kampagne wird im System angelegt. Für diese gibt es diverse Aufgaben zu erfüllen, für die jeweils Workflow-Schritte und Zuständigkeiten zugewiesen wurden. Die Korrespondenz hierzu erfolgt innerhalb des Systems. Das spart E-Mails und umständliche Abstimmungswege. In vielen Fällen empfiehlt es sich, Projekt- und Content Management zu verbinden, um das Ergebnis weiter zu beschleunigen.

Flexibilität im Kopf und im System

Die kreative Idee ist der rote Faden, der sich durch alle Kampagnen, Inhalte und Formate zieht. Während der Bedarf an Kreativität zeitlos ist, müssen Ideen für sich ständig verändernde Kanäle und Zielgruppen entwickelt werden. Hierbei geben die Anforderungen des Unternehmens und des Marktes vor, welche Tools sinnvoll sind. Das unterstützende Content Management System muss flexibel anpassbar und zukunftsfähig sein. Ist diese technologische Basis geschaffen, steht der Kreativität nichts mehr im Weg.

Direkt loslegen

Der Ineffizienz Ihrer Marketinginhalte auf den Grund zu gehen, kann sich wie eine Mammut-Aufgabe anfühlen. Hier sind einige nützliche Links und Tools, die Ihnen helfen, sich vorzubereiten und Ihre Analyse darüber anzustoßen, wie und wo Ihre Prozesse verbessert werden könnten und welche Tools Sie dabei am besten unterstützen: