DAM, ein System, das digitale Assets an einem zentralen Ort speichert, zugänglich macht und organisiert – aber welche Art von DAM braucht Ihr Unternehmen?
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Anpassung Ihres DAM

Es gibt heute eine Vielzahl von Digital Asset Management-Lösungen auf dem Markt, aber welches System braucht Ihr Unternehmen?

Genügt eine einfache Lösung wie etwa ein Repository-System? Oder wäre eine unternehmensweite Universal Content Management -Plattform die bessere Wahl? Und vor allem: Wie findet Ihr Unternehmen genau die Lösung, die Ihren Anforderungen am besten entspricht?

Unabhängig davon, an welchem Punkt Sie sich im Implementierungs-Prozess befinden: Entscheidend ist es, Ihre Vision zu kennen und sich die Frage zu stellen, ob Sie das DAM taktisch oder strategisch angehen wollen. Verfügen Sie über Unternehmenslösungen, die Ihre Arbeitsabläufe rationalisieren und Ihre digitalen Dateien organisieren? Oder arbeiten Sie mit einem DAM, das den Arbeitsalltag eher komplizierter macht als Nutzen bringt?

Cision erwartet , dass der Digital Asset Management-Markt in den nächsten vier Jahren um 2,5 Milliarden wachsen wird. Als Grund dafür nennt das Unternehmen die „zunehmende Digitalisierung von Inhalten und die Notwendigkeit einer effektiven Zusammenarbeit hinsichtlich der Unternehmensressourcen“.

DAM bietet für Unternehmen jeder Größenordnung zahlreiche Vorteile – aber wenn Sie nicht mit dem richtigen, auf Ihr Unternehmen abgestimmten DAM arbeiten, könnten Sie am Ende Geld verlieren. Die Implementierung eines DAM birgt Risiken, die kostspielige Auswirkungen haben können. Welche Fragen sollten Sie sich also stellen, damit sich Ihr Unternehmen letztendlich für die richtige Lösung entscheidet?

Dieser Artikel beschreibt die Überlegungen, die bei der Auswahl eines DAM, das zu den organisatorischen Anforderungen Ihres Unternehmens passt, eine wichtige Rolle spielen. Wenn Sie auf der Suche nach einer Möglichkeit sind, Ihre Inhalte zu zentralisieren und zu automatisieren, erwägen Sie censhare . Mit dem Universal Content Management System können Sie Ihr Marketing auf jedem Kanal und in jeder Sprache organisieren, während der Zeitaufwand für die Content-Verwaltung erheblich reduziert wird.

Was ist Digital Asset Management?

Digitale Assets sind Dateien wie Videos, Musik, Fotos, Dokumente und andere Medienformen. Jedes Unternehmen braucht eine Organisationsstruktur, die den zuständigen Mitarbeitern einen einfachen Zugriff auf diese Assets ermöglicht. Hier hilft das DAM - ein System, das solche digitalen Bestände an einem zentralen Ort speichert, freigibt und organisiert. Es ist im Wesentlichen die zentrale Lösung eines Unternehmens für die gemeinsame Nutzung und Speicherung von Inhalten.

Welche unterschiedlichen Arten von DAM-Systemen gibt es?

Es gibt drei grundlegende Arten von DAM-Systemen. Welches System für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, hängt von mehreren Faktoren ab, z. B. von der Größe Ihres Unternehmens, dem Wachstumstempo und der Anzahl der von Ihnen verwalteten Assets.

Das einfache Repository als digitales Archiv
Ein einfaches Repository für die Verwaltung digitaler Assets eignet sich gut für Unternehmen, die keine komplexen Anforderungen an den Mitarbeiterzugriff und keinen umfangreichen Bestand an digitalen Assets haben, der gepflegt werden muss. Beispiele für ein einfaches Repository-System sind Google Drive oder Dropbox.

Das einfache DAM-System
Einfache DAM-Lösungen verfügen über einige der Funktionen von Enterprise-Systemen, sind aber in anderen Bereichen unzureichend. So verfügen sie beispielsweise nicht über die Metadatenfunktionen und nur wenige automatisierte Funktionen.

Das Full Scale DAM-System (Enterprise-Lösungen)
Für Enterprise Digital Asset Management ist eine unternehmensweite DAM-Lösung erforderlich. Solche DAM-Systeme automatisieren wichtige Aufgaben, die die Produktivität beeinträchtigen, wenn sie von eigenen Mitarbeitern durchgeführt werden - wie z. B. die automatische Aktualisierung von Texten oder Bildern in allen digitalen Anzeigen. Diese Systeme organisieren nicht nur die Dateien an einem zentralen Ort, sondern erleichtern auch den einfachen Zugriff auf alle digitalen Assets durch Suchtechniken, die durch gut verwaltete Metadaten unterstützt werden.

Solche Lösungen bieten zudem erweiterte, abgestimmte Benutzerrechte, die den Mitarbeitern oder Abteilungen nicht nur das Auffinden von Assets erleichtern, sondern gleichzeitig die abteilungsübergreifende Kommunikation verbessern. Mit einer unternehmensweiten DAM-Lösung kann Ihr Team die Freigabe beliebiger Medien innerhalb von Minuten realisieren, anstatt sich durch unterschiedliche Kanäle und komplexe technologische Barrieren hindurchkämpfen zu müssen.

Warum ein Digital Asset Management System verwenden?

In dem Maße, wie Ihr Team und Ihr Unternehmen wachsen, wachsen auch Ihre digitalen Bestände. Wenn Sie den Punkt erreichen, an dem die Verwaltung dieser Bestände aufgrund der Komplexität zu einem Problem wird, ist es höchstwahrscheinlich an der Zeit, ein Digital Asset Management-System einzuführen.

Ein DAM kann die Abläufe im Unternehmen auf folgende Weise unterstützen:

Effizienzsteigerung
Digital Asset Management-Systeme helfen Unternehmen dabei, ihre Produktivität auf vielfältige Weise zu verbessern. Mit Unternehmenslösungen, die fortschrittliche Berechtigungsprotokolle verwenden, müssen sich Mitarbeiter bei der Nutzung von Assets nicht mehr durch mehrere Kanäle hindurchkämpfen.

Die Unterbringung aller Bilder und markenspezifischen Materialien an einem Ort verbessert auch Ihre Marketingmöglichkeiten und Ihren kreativen Workflow. Ihr Kreativteam muss nicht mehr mehrere Kanäle „durchkämmen“, um das perfekte Bild für eine Marketingkampagne zu finden.

Effektive DAM-Lösungen führen die Assets eines Unternehmens an einem zentralen Ort zusammen, so dass die Mitarbeiter sofort problemlos auf alle benötigten Inhalte zugreifen können.

Sichere Speicherung und Verwaltung digitaler Assets
Eine von Varonis veröffentlichte Studie stellte fest, dass 21 % aller geschäftlichen Dateien ungeschützt sind. Ein effektives DAM ändert das.

Wenn Bilder und andere Dateien auf viele verschiedene Orte verteilt sind, können Sie nicht sicher sein, wer Zugriff darauf nimmt. Mit der richtigen DAM-Lösung erhalten Sie immer einen vollständigen Überblick darüber, wer gerade über Ihre Dateien verfügt. Gleichzeitig können Sie Ihre Assets mithilfe von Metadaten sinnvoll gruppieren.

Mehr Richtlinien und Sicherheit sind gleichbedeutend mit effizienteren Arbeitsabläufen. Wenn jeder weiß, auf welche Assets er zugreifen kann und wo sie zu finden sind, sind die Rollen und Zuständigkeiten klarer und besser definiert.

Externe Verbreitung
Mit DAMs können Unternehmen ihre Ressourcen auf sichere Weise mit anderen Parteien wie Freiberuflern oder Auftragnehmern teilen. Außerdem wird dadurch die einheitliche Verwendung von Markenmaterial gewährleistet, was die Markeneinheit verbessert und den Zeitaufwand für Asset-Suchen reduziert. Mit diesen Sicherheitssystemen lassen sich Medienanfragen automatisieren und Produktivitätssteigerungen realisieren.

Aus Ihrer bestehenden DAM-Lösung herauswachsen

Nachdem Sie nun wissen, welche Vorteile die richtige Digital Asset Management-Lösung für Sie bereithält, lassen Sie uns die Gangart wechseln. Unternehmen sind immer bestrebt zu expandieren, aber Wachstum geschieht nicht schmerzlos. Die Implementierung einer DAM-Lösung, die Ihren Anforderungen entspricht, zeigt, wie schwierig solches Wachstum sein kann.

Woher wissen Sie, wann Ihr Unternehmen aus seiner DAM-Lösung herausgewachsen ist, und an wen sollten Sie sich wenden, wenn Sie über ein neues DAM nachdenken? Bei der Entscheidung, ob ein neues Digital Asset Management-System das Richtige für Ihr Unternehmen ist, helfen einige Fragen.

Fragen, die Sie bei der Evaluierung Ihres DAM unbedingt stellen sollten:

  • Verfügt mein Unternehmen über angemessene Berechtigungsregelungen? Oder stoßen Sie im Unternehmen immer wieder auf die gleichen Probleme, wenn es darum geht, Mitarbeitern Zugriff auf bestimmte Dateien zu gewähren?

  • Unterstützt Ihre aktuelle Digital Asset Management-Lösung optimierte Arbeitsabläufe? Oder stellen Sie fest, dass Ihre Mitarbeiter immer wieder nach Assets suchen müssen und dabei oft Zeit verlieren?

  • Verlieren Sie den Zugriff auf frühere Asset-Versionen? Die Implementierung eines DAM dient nicht nur als Ablagesystem für Ihre Assets. Es archiviert sie auch so, dass Sie bei Bedarf problemlos auf frühere Projekte und Versionen zurückgreifen können.

Eine ältere DAM-Lösung durch eine neue ablösen

Sollten Sie festgestellt haben, dass Sie eine bessere Digital Asset Management-Lösung benötigen, kann es verlockend sein, sich direkt auf das erstbeste System zu stürzen. Das ist verständlich, jedoch ist die Wahl eines DAM-Anbieters eine wichtige Entscheidung. Deshalb sollten Sie nie überstürzt handeln, wenn es um die Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe geht.

Darum ist es wichtig, die Risiken und Kosten zu verstehen, die mit der Ablösung Ihres DAM verbunden sind. Auf diese Weise können Sie besser einschätzen, welches die richtige Lösung für Ihr Unternehmen ist.

Was passiert, wenn Sie Ihr bestehendes DAM ablösen:

  • Sie benötigen zusätzliche Ressourcen und Zeit, um zu einem anderen DAM zu wechseln.

  • Es können sich Probleme im Rahmen des Change-Management ergeben.

  • Zusätzliche Rechtskosten fallen an und weitere Ressourcen werden benötigt.

  • Migrationskosten fallen an.

  • Integrationskosten fallen an.

  • Schulungskosten fallen an.

  • Folgen für die Benutzer-Akzeptanz entstehen.

  • Sich überschneidenden Lizenzen.

Bei der Auswahl des richtig dimensionierten Digital Asset Management-Systems für Ihr Unternehmen sollten Sie die oben genannten Punkte sorgfältig erwägen. So können Sie sicherstellen, dass Sie alle Risiken verstehen, die mit der Umstellung verbunden sind, und den Übergang für Ihr Unternehmen so reibungslos wie möglich gestalten.

Häufig auftretende Fehler bei der Umsetzung von DAM-Lösungen

Bei der Einführung eines neuen DAM-Systems machen Unternehmen häufig drei entscheidende Fehler: Sie haben keine durchdachte Vision für die Zukunft ihres DAM entwickelt, sie gehen mit einem taktischen statt einem strategischen Ansatz an DAM heran und sie handhaben unzureichende Governance-Regeln für die Endnutzer.

Fehlen einer klaren Vision
Der häufigste Fehler, den Unternehmen bei der Implementierung eines DAM machen, ist, dass sie keine Vision darüber formuliert haben, was sie mit ihren File-Sharing-Lösungen erreichen wollen. Entscheider sollten sich fragen, was sie von einem Digital Asset Management eigentlich erwarten.

Welche langfristigen Vorteile kann das neue DAM-System schaffen? Wie würden Sie dieses System implementieren? Welche Funktionen benötigen Sie? Können Sie ein einfacheres DAM-System aufrüsten? Dies sind alles berechtigte Fragen, die Sie sich stellen müssen.

Setzen Sie sich mit Ihrem Team zusammen und finden Sie heraus, wo Engpässe sind, und prüfen Sie dann die verschiedenen Optionen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Nur so stellen Sie sicher, dass der Übergang reibungslos verläuft und Sie kein Geld, durch den Versuch eine Lösung zu implementieren, die nicht zu Ihrer Unternehmensstrategie passt, verlieren.

DAM taktisch statt strategisch angehen
Ein weiterer Fehler, den Unternehmen häufig begehen, ist, dass sie DAM von einem taktischen statt von einem strategischen Standpunkt her angehen. Es kann verlockend sein, eine isolierte Lösung für wiederkehrende Probleme zu suchen und zu finden.

Wenn Ihr Team zum Beispiel regelmäßig Schwierigkeiten dabei hat, bestimmte Dateien zu finden, implementieren Sie schnell eine einfache DAM-Lösung, um das Problem zu lösen. Ein solcher Ansatz mag zwar kurzfristig funktionieren, aber wenn Ihr Unternehmen expandiert und die Probleme immer größer werden, haben Sie auf diese Weise keine nachhaltige und strategische Lösung für Ihr Problem gewählt.

Große Unternehmen sollten DAM-Lösungen nicht als kurzfristige Lösung für langfristige Probleme betrachten. Stattdessen sollten DAM-Systeme ein integraler Bestandteil des Wachstumsplans Ihres Unternehmens sein.

Unzureichende Governance-Regeln für Endnutzer
Die Art und Weise, wie Sie Metadaten, Gruppierungsmöglichkeiten für Assets und die Sicherheit für Endnutzer gestalten, entscheidet über eine angemessene Verwaltung Ihrer digitalen Assets. Wenn Sie immer wieder den falschen Benutzern Zugriff auf Assets gewähren, unterminieren Sie das gesamte System. Es könnte auch sein, dass Sie Ihre Assets gar nicht gruppieren.

DAMs geben Ihnen zwar die Instrumente zur Verwaltung Ihrer Assets an die Hand. Aber es liegt an Ihnen zu entscheiden, wie Sie Aufgaben automatisieren und es Ihrem Team erleichtern, die benötigten Assets zu finden. Wenn Sie keine umfassende Lösung für diese Anforderungen entwickeln, führt das fast immer zu Zeit- und Geldverlusten.

Wie nutze ich mein DAM bestmöglich?

Wie Sie Ihr DAM optimal nutzen können, hängt von einigen Faktoren ab. Zunächst ist es ratsam, ein flexibles, modulares System zu wählen, das sich nach und nach erweitern lässt. Je stärker die Lösung auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist, desto mehr können Sie sie an Ihre veränderten Anforderungen anpassen.

In einem nächsten Schritt sollten Sie sicherstellen, dass Sie einen umfassenden Implementierungsplan erstellt haben. Oft werden Digital Asset Management-Systeme von Unternehmen eingeführt, ohne zu wissen, wie sie in ihre bestehende Organisation passen. Legen Sie fest, wer Zugriff auf welche Assets benötigt, und machen Sie sich klar, welche Aufgaben Sie automatisieren wollen.

Bedenken Sie, dass Schulungskosten die Zeit, die Sie durch den Einsatz von DAM einsparen, wieder zunichtemachen können, also prüfen Sie gründlich, wie Sie Ihre Mitarbeiter in das neue System einweisen wollen.

Für jedes neue System sind Rückmeldungen aus der Praxis von entscheidender Bedeutung. Sie sollten von Anfang an die Meinung Ihres Teams einholen, wenn es darum geht zu beurteilen, wie die Dinge funktionieren. Die Implementierung eines DAM ist ein fortlaufender Prozess, den Sie mit dem Wachstum Ihres Unternehmens ständig neu bewerten müssen.

Möglicherweise kennen Sie nicht alle potenziellen Probleme und Anpassungsbedarfe. Wenn Sie Ihr Team einbeziehen, wissen Sie, was Sie ändern müssen und welche Prozesse beibehalten werden sollten.

5 Fragen, die Sie Ihrem potenziellen DAM-Lösungsanbieter stellen sollten

Wenn Sie den Wechsel zu einem neuen DAM-Anbieter in Erwägung ziehen, sollten Sie sich vor Ihrer Entscheidung ein paar Fragen stellen. Die Beantwortung dieser Fragen wird Ihnen den Übergang erleichtern und sicherstellen, dass Sie die richtige Lösung für Ihr Unternehmen finden.

„Verarbeitet Ihre Lösung mehrere Taxonomien?“
Wenn Ihr Unternehmen wächst, kommen weitere Geschäftsbereiche hinzu. Fragen Sie den potenziellen DAM-Anbieter, ob er die Server automatisch skalieren kann, um Ihre wachsenden Anforderungen zu erfüllen. Wenn Sie diese Frage von einem Anbieter beantworten lassen, können Sie sicher sein, dass er Ihre Strategie umsetzen und Ihre Vision für die Zukunft Ihres Unternehmens bedienen kann.

„Erlaubt Ihre Architektur Server-Clustering/Autoskalierung für Nutzungsspitzen?“
Wenn die Nutzerakzeptanz steigt, kann die Leistung Ihres DAM bei Nutzungsspitzen beeinträchtigt werden. Um die Fähigkeiten des Anbieters zu ermitteln, fragen Sie, ob er Benchmark-Tests für Leistungsgrenzen durchgeführt hat. Wenn dies der Fall ist, ist das ein guter Indikator dafür, dass Ihr System auch in Spitzenzeiten effizient läuft.

„Wie viele Berechtigungsrollen unterstützt Ihre DAM-Lösung?”
Enterprise-Lösungen benötigen mehrere Ebenen des sicheren Zugriffs auf Assets. Achten Sie bei der Suche nach einem DAM-Anbieter auf eine optimale grafische Benutzeroberfläche und Benutzerschnittstelle, damit Benutzerverwaltung, Berechtigungen, Styling/Branding, Transkodierung und Metadaten einfach zu handhaben sind.

„Verfügt Ihre Lösung über ein Admin GUI UI für die einfache Anpassung von Benutzerberechtigungen, Styling/Branding?”
Unternehmen, die grafische Benutzeroberflächen (GUI) verwenden, ermöglichen ihren Benutzern eine schnelle Navigation und Interaktion mit DAM mithilfe von grafischen Symbolen und optischen Anzeigevorrichtungen. GUIs ermöglichen einfache Bedienfunktionen und sind unkomplizierter als die alternativen Befehlszeilenschnittstellen (command-line interfaces – CLIs). Die Verwendung eines Systems mit dieser Modifikation macht die Schulung und Implementierung weniger umständlich.

„Unterstützt Ihre DAM-Lösung mehr als nur DAM-Funktionen?”
Wenn Sie ein Unternehmen sind, das Enterprise-Lösungen benötigt, brauchen Sie vielleicht ein System, das mehr als nur DAM-Funktionen bietet. Möglicherweise benötigen Sie auch Anwendungen wie Product Information Management (PIM), Marketing Resource Management (MRM), Workflows oder Kampagnenmanagementsysteme.

Vielleicht brauchen Sie diese Lösungen nicht sofort, aber es ist hilfreich, mit einem Partner zusammenzuarbeiten, der auf Ihre wachsenden Anforderungen reagieren kann. So stellen Sie sicher, dass Sie in Zukunft nicht den komplexen und kostspieligen Prozess eines Anbieterwechsels bewältigen müssen.

Fazit – Rightsizing für Ihr DAM

Mit zunehmender Weiterentwicklung Ihres Unternehmens wird es unerlässlich, die Arbeitsabläufe zu optimieren. Mit dem richtigen Digital Asset Management -Konzept erhalten Sie effiziente, produktive und sichere Systeme, die zu weniger Engpässen und einem besseren Ergebnis führen.

Bei der Entscheidung für ein DAM sollten Sie sich deshalb die richtigen Fragen zu Ihrer DAM-Strategie stellen und wissen, was Sie langfristig von Ihrem DAM-Anbieter erwarten. Denn es geht nicht nur darum, ein File-Sharing-System zu haben, sondern mit einem System arbeiten zu können, das den wachsenden Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird.

censhare kann auf alle Content Management -Anforderungen Ihres wachsenden Unternehmens adäquat reagieren. Wir bieten Enterprise-Lösungen, die DAM-, PIM- und CMS-Systeme umfassen. Unser Universal Content Management System eröffnet Ihnen die Freiheit, Ihre Inhalte zielgruppengerecht zu erstellen, zu speichern, zu transformieren und bereitzustellen.

Kontaktieren Sie censhare , wenn Sie an einem kostenlosen Strategiegespräch mit unseren Solution-Beratern interessiert sind und mit der Optimierung Ihrer Content-Workflows beginnen wollen. Es ist an der Zeit, sich von der Komplexität zu befreien, die sich aus der Arbeit mit mehreren oder ineffektiven Content-Management-Systemen ergibt.

Ben Bertsch Ben Bertsch

Benjamin Bertsch hat seinen B. A. in Geschichte auf der University of Colorado in Boulder gemacht. Er ist spezialisiert auf das Verfassen von Technik und Marketing Artikeln und durfte Erfahrung im Sport und Reise Journalismus sammeln. In seiner Freizeit macht Ben gerne Musik, fährt Ski und geht tauchen.

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