So führen Sie Ihre Software-Implementierung durch

Die besten Software-Implementierungen können die Effizienz und Effektivität Ihres Unternehmens steigern. Aber ohne einen reibungslosen Start sehen Sie vielleicht nicht die volle Wirkung. Hier sind 5 Best Practices, um sicherzustellen, dass Sie für einen langfristigen Erfolg gerüstet sind.

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Lucy Campbell-Woodward3. September 2020
  • Content Management
  • Digital Marketing

Die besten Software-Implementierungen haben nicht nur einen transformierenden Effekt auf die Effizienz und Effektivität eines Unternehmens. Sie haben auch eine additive Wirkung – je mehr sie eingesetzt werden, desto mehr Nutzen zieht das Unternehmen daraus, desto besser sind die Ergebnisse und desto mehr möchte das Unternehmen sie weiter nutzen. Die eigentliche Definition des Erfolgskreislaufs.

Aber um diesen Kreislauf in Gang zu setzen, muss die Implementierung den bestmöglichen Start haben. Best-Practice-Onboarding ist absolut entscheidend für den Erfolg jeder Software-Implementierung. Warum? Laut der Software Advice-Plattform von Gartner haben „Unternehmen, die es versäumen, einen Software-Implementierungsplan zu definieren und umzusetzen, den langfristigen Wert des neuen Systems zunichte gemacht und die aufgewendeten Ressourcen verschwendet.“

Wie sieht also das optimale Verfahren aus?

Wie Sie das Team an Bord holen

Mitarbeitern, die unter Zeitmangel leiden, ein Tool in die Hand zu geben, das ihnen das Leben erleichtern soll, sollte ein Kinderspiel sein. Dennoch sind Unternehmen immer wieder überrascht, wie zurückhaltend manche Mitarbeiter bei der Einführung neuer Technologien sein können.

Dies kann verschiedene Gründe haben – es handelt sich um eine fremde, komplizierte Schnittstelle; sie fühlen sich durch die offensichtliche Fähigkeit anderer, sie zu benutzen, bedroht, aus Angst, dass sie dadurch in ein schlechtes Licht geraten, oder das System selbst sieht aus, als könnte es ihre Rolle überflüssig machen.

In Wirklichkeit spielen diese drei Probleme kaum eine Rolle, aber es ist entscheidend, die Wahrnehmungen und Erwartungen der Mitarbeiter zu berücksichtigen, um sie dazu zu bringen, das neue System erfolgreich zu nutzen. Die Kommunikation mit den Mitarbeitern, die Präsentation, der Einsatz interner Fürsprecher und vor allem die Wahl eines Systems, bei dem die Mitarbeiter an erster Stelle stehen, werden über den Erfolg einer Implementierung entscheiden.

Lösungen für heute, mit Blick auf morgen

Wenn Ihre Lösung nicht absolut maßgeschneidert ist, werden die meisten Softwareprogramme entweder ein paar Lücken oder Redundanzen aufweisen. Die am besten geeignete Software wird diejenige sein, deren Lücken auf einfache Art und Weise durch leichte Anpassungen gefüllt werden können oder die durch Ihre bestehenden Lösungen unterstützt wird. Es ist ein bisschen wie beim Kauf von Kleidung. Kaufen Sie kein Outfit, bei dem Sie doppelt so viel für Accessoires ausgeben müssen, damit es gut aussieht. Kaufen Sie etwas, von dem Sie wissen, dass es mit dem Gürtel, den Sie bereits zu Hause haben, großartig aussehen wird.

Klammern Sie jedoch nichts aus, was in der Zukunft gebraucht werden könnte. Zusätzliche Funktionen, die heute vielleicht nicht wichtig für Ihr Unternehmen sein mögen, aber bei denen man leicht erkennen kann, dass das Unternehmen ‚hineinwächst‘, sind es wert, im Auge behalten zu werden.

Erstellen Sie einen Maßnahmenplan

Um bei der Wahl der Software und der Implementierung den Kurs beizubehalten, ist es notwendig, vor Beginn des Projekts einen detaillierten Plan zu erstellen. Die Pläne müssen in erster Linie die ideale Spezifikation und die Herausforderungen, die Sie damit lösen wollen, umreißen. Er muss auch berücksichtigen, wer in welchen Phasen beteiligt sein muss und warum. Das hilft Ihnen, einen Zeitplan für die Implementierung aufzustellen und sicherzustellen, dass Sie über die erforderlichen Ressourcen, über genügend Zeit für wichtige Implementierungsfunktionen und über das richtige Tempo für die notwendigen Schulungen und Brainstorming unter den wichtigsten Benutzergruppen verfügen.

Insbesondere werden diese Benutzergruppen Teil des Iterationsprozesses der Implementierung sein. Power User und Befürworter aus dem gesamten Unternehmen sollten in der Regel dabei helfen, potenzielle Anwendungen und Herausforderungen zu identifizieren und mit dem Unternehmen und den Lösungsanbietern zusammenzuarbeiten, um die Lösung so zu gestalten, dass sie am besten passt.

Erhalten Sie Unterstützung von Ihrem Provider

Unabhängig von der Art Ihres Servicevertrags ist es von entscheidender Bedeutung, Ihren Anbieter in den Implementierungsprozess einzubeziehen. Er ist in der Lage, nicht genutzte Funktionen zu identifizieren, das Onboarding der Benutzer zu verbessern und auf alle Herausforderungen zu reagieren. Folglich trägt die enge Einbindung Ihres Anbieters dazu bei, Probleme schnell zu erkennen, den Prozess zu beschleunigen und die Zufriedenheit zu erhöhen.

Natürlich setzt die Umsetzung von Best-Practice-Implementierungen die bestmöglichen Betriebsbedingungen voraus, was allerdings nur selten der Fall ist. In den meisten Fällen bringt dies ein paar zusätzliche Herausforderungen mit sich, aber nichts, was nicht bewältigt werden kann – zu viele Anforderungen an die Arbeitszeit der Mitarbeiter, die Breakout-Planungssitzungen verhindern, oder Zeitverschiebungen aufgrund anderer, wichtigerer Prioritäten. Auch hier wird Sie ein gut durchdachter Implementierungsplan unterstützen.

Behalten Sie die Kontrolle, wenn Sie schnell handeln müssen

Bewährte Verfahren müssen nicht über Bord geworfen werden, selbst wenn die Bedingungen alles andere als optimal sind, wie PLUS Retail in den Niederlanden feststellte, als das Unternehmen darüber informiert wurde, dass seine bestehende Content Management-Lösung in weniger als sechs Monaten eingemottet werden sollte. In weniger als einem halben Jahr musste der Einzelhändler eine neue, zuverlässige Lösung finden, sie spezifizieren, integrieren, schulen und zum Laufen bringen – und zwar nahtlos.

Die Genossenschaft betreibt 270 Geschäfte im ganzen Land in einem hart umkämpften Lebensmittelmarkt. Sie nutzt zielgerichtete Marketingkampagnen, bei denen Ladenbesitzer und Zentrale zusammenarbeiten, um maßgeschneiderte Angebote und eine regelmäßig wechselnde Kommunikation bereitzustellen.

PLUS Retail entschied sich für die Implementierung von censhare als zukünftiges System und arbeitete mit censhare bei der Anpassung seiner Universal Content Management-Plattform zusammen, wobei alle Workflows und Assets aus dem alten System übernommen wurden. Dieser Transfer ging nicht nur schnell und reibungslos vonstatten, sondern die Entwickler von censhare konnten dabei auch eine Reihe von Effizienzsteigerungen erzielen.

Heute produziert und liefert das Unternehmen noch mehr Content als früher, wobei in seinen 270 Filialen wöchentlich bis zu 3.000 Regalkarten produziert und lokale Flyer mit erhöhter Effizienz produziert werden. Die Produktivität steigt und die Qualität hat sich erheblich verbessert. Anstatt das bisherige System einfach abzulösen, wollen auch andere Abteilungen von PLUS Retail das System übernehmen und davon profitieren - ein Schritt, der für das gesamte Unternehmen von Vorteil wäre.

Dies ist nur eine von weiteren möglichen zukünftigen Erweiterungen, die das Unternehmen mit dem System von censhare vornehmen möchte. Die vollständige Erfolgsgeschichte, wie PLUS Retail und censhare in nur fünf Monaten aus einer sich abzeichnenden Herausforderung eine fruchtbare Chance machten, lesen Sie hier in unserer exklusiven Case Study.

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Lucy Campbell-Woodward
Lucy ist Digital Marketing Managerin und Blog-Autorin bei censhare. In München zuhause, spielt Lucy eine zentrale Rolle im Corporate Marketing Team, immer mit Blick darauf, die Content-Maschinen am Laufen zu halten. Was ihr Lebenslauf allerdings nicht verrät, ist ihr beeindruckendes Wissen über bayerisches Bier. Prost!

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