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Rechtzeitig und zielgerichtet – wie man mit dem Publishing-Druckkochtopf umgeht
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Rechtzeitig und zielgerichtet – wie man mit dem Publishing-Druckkochtopf umgeht

Die Publisher stehen unter dem unaufhörlichen Druck, trotz straffer Zeitvorgaben qualitativ hochwertigen Content für eine Vielzahl von Plattformen, sowohl digital als auch analog, zu liefern, und zwar so sehr, dass die Orchestrierung von Content und dessen Verbreitung in den sozialen Netzwerken, im Internet, im Print-Bereich, auf Apps und auf anderen Kanälen die Aufmerksamkeit und die Kompetenzen eines ganzen Teams an Produktionsfachleuten erfordern können.

Dennoch überrascht es wenig, dass die meisten Publisher weder die Zeit noch die Ressourcen haben, ganze Abteilungen bereitzustellen, die sich diesen Content-Management-Prozessen widmen könnten. Und nicht nur das, sondern auch die Einbindung eines weiteren Teams oder zusätzlicher Rollen in den Prozess werden die Produktion vermutlich verlangsamen, da weitere Schritte notwendig sein werden, wodurch genau das Gegenteil des gewünschten Effekts erreicht wird.

Obwohl die Rolle des Redakteurs üblicherweise darin besteht, den Content zum Leben zu erwecken, sind ganz andere Fähigkeiten erforderlich, um die Vielzahl an digitalen Assets, die für die Content-Produktion erforderlich sind, und die Prozesse, um den Content durch den Produktionszyklus zu schleusen, bis er den vorgesehenen Output-Kanal erreicht, effektiv zu verwalten. Und dort endet die Herausforderung des Content Managements nicht – was geschieht mit den Inhalten, sobald sie in einer bestimmten Zeitschriftenausgabe erschienen sind? Lässt man diese Inhalte, seien es Bilder, Rezepte, die Biografie eines Autors oder der Hauptartikel einer Zeitschrift, einfach in einem Archivierungssystem einer bestimmten Abteilung verrotten? Bei manchen Publishern mag die Antwort vielleicht ja sein. Aber sie sollte ganz gewiss eindeutig nein lauten.

Dennoch ist das typischerweise genau dann der Fall, wenn Content in Silos erstellt und gespeichert wird. Selbst innerhalb einer einzelnen Publikation kann es Inhalte geben, die von einer Reihe von Abteilungen, wie der Werbeabteilung, der Abteilung für soziale Medien oder der Redaktionsabteilung, stammen und dort hingeschickt werden, wobei eine jede diese Inhalte an unterschiedliche Kunden-Touchpoints liefert und verschiedene Mitarbeiter mit diesen Inhalten interagieren. Es ist genau diese Art von Organisation, die es schwierig machen kann, bestehende Inhalte schnell zu finden, was zu doppelter Arbeit und Verzögerungen bei Genehmigungen in vielen Bereichen der Content-Produktion führt.

Und ich denke, ich muss Ihnen nicht sagen, dass das negative Auswirkungen auf die Kosten haben wird. Content verursacht Kosten und zusätzlich macht die Nachfrage nach regionalen Varianten und vielfachen Übersetzungen das Ganze noch komplizierter.

Wie können wir also den Bedarf nach qualitativ hochwertigem Content mit den straffen Zeitvorgaben in einer unter hohem Druck stehenden Umgebung in Einklang bringen? Hierauf liefert zwangsläufig die Technologie die Antwort.

Zentralisieren Sie so gut wie alles

Im Idealfall befindet sich der Content in einem einzigen System, das das Zentrum des Redaktionsprozesses bildet. Nach jeder Benutzerinteraktion bewegt er sich entlang des Lebenszyklus oder, noch besser, als Teil eines automatisierten Workflow. Der Nutzer kann mit einem Blick alle Versionen, Änderungen und Genehmigungen sehen und erkennen, in welcher bestimmten Phase des Lebenszyklus sich der Content gegenwärtig befindet und in wessen Aufgabenbereich er gerade fällt. Die Handhabung dieses Prozesses sollte nur sehr wenigen menschlichen Input erfordern und somit nur sehr wenige menschliche Fehler erlauben, wodurch die Gesamteffizienz im Produktionsprozess verbessert und Einheitlichkeit in der Qualität des Content sichergestellt wird.
Hierfür muss jedoch ein zentraler Content Hub oder eine zentrale Content-Plattform vorhanden sein, der bzw. die als einzige Quelle der Wahrheit für alle redaktionellen Assets, mit denen interne und externe Teams arbeiten müssen, dient. Zentralisierte Prozesse und Automatisierung können darauf aufbauen und so alle Projektbeteiligten zusammenbringen, und zwar unabhängig davon, wo diese sich physisch befinden.

Und sobald das System eingerichtet ist und funktioniert, gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten, wie man diese Vorteile uneingeschränkt nutzen kann. So kann zum Beispiel die Wiederverwendung von Content einem Unternehmen sehr viel an Zeit und Kosten sparen. Es können Vorlagen erstellt werden, um Einheitlichkeit und Schnelligkeit bei der Layout-Produktion sicherzustellen. Aufgaben können an einer Stelle zugeteilt, abgeschlossen und überprüft werden. Ein Bild oder ein Interview, das für eine bestimmte Publikation aufgenommen wurde, kann in einer anderen Publikation, für ein anderes Produkt oder eine andere Dienstleistung wiederverwendet werden. Da alles in einem zentralen System gespeichert ist, ist es einfach, eine bereits genehmigte Version zu finden, zu sehen, an welcher Stelle sie zuvor genutzt wurde, und diesen Kontext zu berücksichtigen, wenn geplant ist, diese nochmals zu verwenden. Dies beschleunigt nicht nur den Prozess, indem doppelte Arbeit und die doppelte Beschaffung von Genehmigungen vermieden werden, sondern es garantiert auch eine Einheitlichkeit, was die Qualität des Content betrifft.

Bringt man all die verschiedenen Content-Stränge in einer einzigen zentralen Plattform zusammen, vereinfacht das die redaktionellen Prozesse und das Lebenszyklusmanagement, und zwar so sehr, dass viele Verlags- und Medienunternehmen dieses Konzept aufgreifen, um schlanker zu werden und effizienter zu arbeiten und gleichzeitig aber weiterhin Publikationen und Produkte auf hohem Niveau produzieren zu können, und wenn man sich die Fakten und Zahlen ansieht, wird auch klar, warum.

Mohn Media (Teil der Bertelsmann Printing Group), ein führender europäischer Print- und Mediendienstleister, hat 2011 eine solche Plattform für seine eigenen Zwecke implementiert, bevor er sie als Omnichannel-Publishing-System für seine Kunden anbot. Ein Kunde des Unternehmens – Delius Klasing, Herausgeber von Fachzeitschriften – ist ein besonders gutes Beispiel. Der Verlag speichert mittlerweile mehr als 3 Mio. seiner Assets in diesem zentralen Content-System und hat es eingesetzt, um bislang 1.100 Bücher, 40 Kalender, 17 Zeitschriften und 350 E-Books zu produzieren. Ziemlich beeindruckend.

Die Integration neuer Technologien kann für Kunden, unabhängig von ihrer Größe oder ihrer technischen Reife, beängstigend sein. Allerdings kann eine fehlende Übernahme neuer Technologien direkt verantwortlich dafür sein, dass Fortschritt oder Wachstum gebremst werden. Für manche Unternehmen wie Delius Klasing ist die Möglichkeit, auf Systeme zugreifen zu können, die integriert oder von Dritten bereitgestellt werden können, das Beste aus beiden Welten, da Produktunterstützung und technisches Know-how an individuelle Bedürfnisse angepasst werden können. Für andere kann das jedoch einen langen, eher beängstigenden und mühseligen Prozess mit Recherchen, RFPs und Verkaufsgesprächen bedeuten, bevor das richtige System gefunden und implementiert ist. Aber die Vorteile, die ein solches System einem Unternehmen bringen kann, sind zu verlockend, um zu widerstehen, und das aus einem guten Grund!

Automation des Druck- und Mediendienstleistungsgeschäftes

Mohn Media, Europas führender Printspezialist, entscheidet sich für censhare, um seine Dienstleistungen zu verbessern und zu automatisieren.

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Morag Cuddeford-Jones Morag Cuddeford-Jones

Morag ist seit über 20 Jahren Marketing-Journalistin, versucht sich aber immer noch einzureden, dass man Ihr das nicht ansieht. Sie kam zum Journalismus als sie nach einem kurzen Flirt mit der Musik-Industry eine leidenschaftliche Abneigung gegen alle Songs entwickelte, die nicht 1985 produziert worden sind.

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