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News

Download-Link mit Verfallsdatum

Um einer Agentur oder einem Autor schnell Bilder oder andere Unterlagen zur Verfügung stellen, verschicken Anwender mit censhare 4.8 einfach einen zeitlich befristeten Download-Link. Dieser verweist auf eine ZIP-Datei. Deren Ordner, die Datei-Benennung und die E-Mail lassen sich über ein XSL-Stylesheet individuell konfigurieren.

Kein Account in censhare nötig

Mit dem neuen temporären Download-Link bietet censhare 4.8 mehr Flexibilität bei der Weitergabe von Dateien wie Bildern oder Layouts. Der Nutzer markiert in censhare einfach die Assets der Dateien, die er weitergeben will, und ruft die entsprechende Server-Aktion auf.

E-Mail mit Link zum Download für Assets in censhare

E-Mail mit Link zum Download für Assets in censhare

Im einfachsten Fall sammelt censhare die Master-Dateien der markierten Assets ein und erzeugt daraus eine ZIP-Datei. Den gesamten Prozess steuert ein XSL-Stylesheet mit XSLT-Befehlen, was eine sehr flexible Konfiguration erlaubt. Deshalb ist es für ein Kundenprojekt möglich, etwa die Struktur in der ZIP-Datei individuell anzupassen. So kann je ein Ordner für Bilder, für InCopy-Texte und für InDesign-Layout-Vorlagen erzeugt werden. censhare verteilt die Dateien dann entsprechend auf die Ordner.

Anschließend erstellt das System ein Asset und verknüpft die ZIP-Datei damit. In dem Asset speichert censhare auch den spätesten Zeitpunkt, in der etwa ein Dienstleister die ZIP-Datei herunterladen darf. Auch den Download-Link erstellt das System und speichert ihn im Asset.

Zum Schluss wird die E-Mail mit dem Download-Link erstellt. Der Nutzer gibt die Empfänger an und ergänzt den Text der E-Mail mit dem Download-Link. Hier ist es möglich, über das XSL-Stylesheet die E-Mail-Erstellung individuell zu gestalten. Beispielsweise lassen sich bestimmte Text-Elemente vorgegeben oder der Nutzer ergänzt Empfänger, die die E-Mail in Kopie (BC) erhalten oder als Empfänger nicht auftauchen (BCC).

censhare kann aber auch auf Assets zugreifen und dort gespeicherte Informationen in den E-Mail-Text schreiben. Ist ein Personen-Asset zum Absender vorhanden, erstellt censhare beispielsweise eine E-Mail-Signatur mit Firmen-Logo. Oder censhare listet die Dateien auf, die in der ZIP-Datei enthalten sind, inklusive der Ordnerstruktur. censhare kann aber auch dem Absender automatisch über BCC eine Kopie der E-Mail schicken.

Kunden-Nutzen

  • Einfaches Instrument, um an Partner, Kunden oder Dienstleistern gelegentlich Dateien zu verschicken

  • Empfänger benötigt lediglich einen E-Mail-Account und einen Internetzugang

  • Größe der Dateien spielt keine Rolle, da nur der Link per E-Mail verschickt wird

  • Zeitliche Begrenzung der Gültigkeit des Download-Links aus Sicherheitsgründen

  • Sehr flexible Konfiguration über ein XSL-Stylesheet und XSLT

Anwendungsfall

  • Versand von Bildern

  • Versand von Dateien an Partner, Kunden oder Dienstleister

Daten mit dem XSL-Stylesheet austauschen

Mit censhare 4.8 lassen sich automatische Abläufe mit Dialogen wie der Versand eines temporären Download-Links erstellen. Auf Wunsch übernehmen dies auch Partner oder die censhare AG selbst.

Basis ist der XSLT-Baukasten, der auf das censhare API (Application Programming Interface) zugreift, um die Funktionalität von censhare zu nutzen. Ein XSL-Stylesheet führt beispielsweise die entsprechenden Kommandos aus, um Dateien zu lesen, eine ZIP-Datei zu erzeugen und ein Asset mit diesem zu erstellen. Benötigt das Stylesheet Input vom Benutzer, kann es einen Dialog aufrufen und die Antworten dem nächsten XSLT-Befehl übergeben. Ein solcher Dialog könnte etwa die Empfänger für die E-Mail und den Betreff abfragen.

Ein kleines Framework in censhare 4.8 sorgt dafür, dass XSLT-Kommandos, das XSL-Stylesheet und die Dialoge miteinander Daten austauschen können. Deshalb lässt ganz individuell entscheiden, welche Informationen für den temporären Download-Link fest vorgeben sind, welche der Nutzer eingibt oder aus einer Abfrage in censhare stammen.

Über XSLT und XPATH kann censhare beispielsweise nach bestimmten Assets wie Personen suchen oder auf die Assets der Dateien zu greifen, die exportiert werden sollen. Die in den Assets gespeicherten Informationen lassen sich dann für die Erstellung der E-Mail nutzen.

Im Modul „Temporärer Download“ konfiguriert der Administrator die Erstellung des temporären Download-Links. Gibt es mehrere Vorlagen für die Erstellung, lässt sich hier das XSLT-Stylesheet auswählen. Außerdem kann der Administrator den Download auf bestimmte Datei-Typen wie Master-Datei oder PDF-Datei beschränken.