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Workflows mit E-Mails frei gestalten

E-Mails sind ein wichtiges Instrument für die Kommunikation und Verteilung von Informationen in Workflows. Mit censhare 4.8 lassen sich E-Mails sehr flexibel einsetzen. Dank XSLT kann censhare an den Workflow angepasst E-Mails automatisch erstellen und Antworten an einen Account verarbeiten.

Individuell zusammengestellte E-Mails verschicken

Eine der großen Stärken in censhare sind die vielfältigen Möglichkeiten, Prozesse zu automatisieren. Dies gilt für alle Bereiche in censhare, etwa dem Import von Daten und Dateien, das Erstellen von Druckvorschau-PDFs oder das Platzieren von Anzeigen. Viele Abläufe lassen sich beschleunigen, wenn Anwender über Ergebnisse automatisch informiert und deren Antworten entsprechend verarbeitet werden. Mit der Version 4.8 bietet censhare die Möglichkeit, E-Mails flexibel in Workflows einzubinden. Unternehmen gewinnen zusätzliche Freiheit, um ihre Informations- und Kommunikations-Prozesse sicher und trotzdem individuell zu gestalten.

censhare kann die Mitglieder einer Gruppe abfragen und als Empfänger einer E-Mail eintragen

censhare kann die Mitglieder einer Gruppe abfragen und als Empfänger einer E-Mail eintragen

Die Gestaltungsspielräume beginnen bei der Auswahl der Adressaten, die beim Erreichen eines Workflow-Schritts eine E-Mail erhalten sollen. Dabei könnte es darum gehen, dass ein Bild, Artikel oder Layout zu einem Asset fertig ist beziehungsweise erstellt werden soll. Um den Adressaten zu ermitteln, kann censhare beispielsweise nach einem verknüpften Personen-Asset mit E-Mail suchen. Oder es nimmt den Anwender oder die Gruppe, die als Workflow-Ziel für ein Asset eingetragen sind. Handelt es sich um eine Gruppe, ermittelt censhare zuerst deren Mitglieder. Die Gruppe könnte beispielsweise ein Pool von Layoutern sein, an die ein neuer Auftrag für ein Layout ergeht.

Jeder Layouter in dieser Gruppe erhält eine speziell für ihn erstellte Mail. Im Text der E-Mail befindet sich ein Link, mit dem der Layouter die Annahme bestätigen kann. Der Link stellt in censhare das Workflow-Ziel auf den jeweiligen Layouter ein. Zudem informiert er die anderen Layouter der Gruppe per E-Mail, dass der Auftrag vergeben worden ist. Um den Auftrag anzunehmen, ruft der Layouter den Link auf und meldet sich mit seinem Account in censhare an. Dafür muss kein Client auf dem System installiert sein, an dem er gerade arbeitet. Über eine Nachricht in einem Browser-Fenster bestätigt censhare die Vergabe oder meldet, dass bereits ein anderer den Auftrag angenommen hat.

Beispielsweise handelt es sich bei dem Layout-Auftrag um ein PDF-Formular mit der monatlichen Umfrage an den Newsletter-Verteiler des Magazins. Als Absender der Umfrage wird ein spezieller E-Mail-Account angegeben. censhare fragt nun in bestimmten Abständen den Posteingang ab, ob Antworten von Lesern vorhanden sind. Diese liest censhare, öffnet das PDF-Fomular im Anhang, wertet die Antwort-Felder aus, trägt die Ergebnisse in censhare ein und löscht die Mail anschließend.

Kunden-Nutzen

  • Erweitern von Workflows um E-Mail-Kommunikation

  • Automatisches flexibles Erstellen und Versenden einer E-Mail bei Erreichen eines bestimmten Workflow-Schritts

  • Einrichten von E-Mail-Accounts für einen bestimmten Zweck, um dort eingehende E-Mails automatisch zu verarbeiten

  • Starten von in censhare definierten Aktionen ohne einen censhare Client über einen Web-Link, versandt per E-Mail

  • Zugriff auf einen E-Mail-Account, um E-Mails zu senden sowie eingegangene Mails abzufragen, zu lesen und zu löschen

  • Flexibler Aufbau einer E-Mail mit Text-, HTML-Version und Anhängen

  • Flexible Definition der Empfänger einer E-Mail über Gruppen oder durch mit Assets verknüpfte Personen

Anwendungsfall

  • Automatisches Auswerten von Antworten per PDF-Formular, als Anhang per E-Mail eingegangen

  • Korrektur-Workflow 1: Verschicken des Druckvorschau-PDFs eines Artikels und automatisches Erstellen von Notizen zum Artikel. Diese erstellt censhare automatisch aus den Kommentaren im PDF in der Antwort des Autors.

  • Korrektur-Workflow 2: Freigabe eines Artikels in censhare anhand eines Links in der E-Mail mit dem Druckvorschau-PDF, kein censhare Client notwendig

Vier Stärken in der Automatisierung

Basis für die Automatisierung in censhare ist der XSLT-Baukasten (XSL-Transformationen). Die darin enthaltenen XSLT-Befehle stellen censhare Funktionen über ein API (Application Programming Interface) in speziellen Programmen zur Verfügung, sogenannte XSL-Stylesheets. Diese basieren auf XML. Als Pluspunkt beruht die Automatisierung dadurch auf den gleichen Funktionen, wie sie censhare verwendet. Die Funktionen haben sich daher bereits beim Einsatz in censhare selbst bewährt. Mit der Version 4.8 kommen vier XSLT-Befehle hinzu, um E-Mails zu verschicken, den Inhalt eines E-Mail-Folders zu lesen, darin enthaltene E-Mails zu öffnen und auch zu löschen.

Der zweite Vorteil für die Automatisierung ist, dass XSLT auf alle Daten in censhare zugreifen kann. Dies können etwa Eigenschaften eines Assets oder zugeordnete Dateien sein. Auch um das gewünschte Asset zu finden, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Eine davon ist, dass das gesuchte Asset mit dem aktuellen Asset über Verknüpfungen verbunden ist, beispielsweise platzierte Bilder mit einer Heftplanung. Eine weitere ist die Definition einer Suche per XSLT. Auch die Stammdaten im Admin-Client kann censhare auslesen. Dies sind etwa Benutzergruppen und deren Mitglieder.

Ein dritter Pluspunkt liegt darin, dass censhare als übergreifendes Format für die Darstellung auf XML zurückgreift. Unter anderem lassen sich alle Assets oder Stammdaten in XML darstellen. Liegt eine XML-Beschreibung eines Assets vor, kann censhare daraus auch ein Asset erzeugen. Um Werte in einem Asset zu manipulieren, kann censhare dieses in XML umwandeln, die Werte konvertieren und das XML wieder als Asset abspeichern.

Zum vierten lässt sich für sehr viele Automatisierungsaufgaben in censhare eine Transformation über XSLT definieren, um Daten zu verändern. Ist die Transformation als Asset hinterlegt, kann ein Anwender sie über einen Link auch von außen aufrufen. Hinter dem Link verbirgt sich eine REST-URL (Representational-State-Transfer). Ein Beispiel dafür ist die Auftragsannahme über das Web. Solche Links sind eine Möglichkeit, Kunden, Partner oder Dienstleister in Workflows einzubinden, ohne dass diese einen censhare Client installieren müssen. Aus Sicherheitsgründen ist ein Account in censhare notwendig.

Welche Abläufe sich in einem Unternehmen wie automatisieren lassen, wird im Rahmen eines Einführungsprojekts bestimmt. Hilfestellung geben dabei gerne Partner oder die censhare AG selbst.

E-Mails lesen und verschicken

Für den Zugriff auf einen E-Mail-Server unterstützt censhare die Protokolle POP3, SMTP und IMAP, auch verschlüsselt. censhare erstellt die E-Mail mithilfe von Multipart als reinen Text, als HTML oder beides zusammen. Wird eine Datei in der E-Mail-Definition angegeben, verschickt censhare diese als Anhang für den gewählten Account. E-Mail-Adressen kann der XSLT-Befehl als direkte Empfänger, in Kopie oder als verborgene Empfänger eintragen.

Um einen E-Mail-Ordner zu lesen, sind der Name des E-Mail-Accounts und des Ordners notwendig. Zurück kommt eine Liste, die für jede E-Mail unter anderem deren ID sowie Empfänger-Adressen und Absender-Adresse enthalten. Je nach Befehl lassen sich mit der Angabe des E-Mail-Accounts, des E-Mail-Ordners und der ID E-Mails in einem Ordner lesen oder löschen.