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Korrektur- und Formular-Workflows mit PDFs

censhare baut mit der Version 4.8 seine Stärke in der Automatisierung von Workflows mit dem Auslesen von PDFs aus. Dank des XSLT-Werkzeugkastens lässt sich etwa ein Korrektur-Workflow mit PDFs realisieren. Auch die automatische Verarbeitung der Rückläufe von PDF-Formularen per E-Mail ist möglich.

Autoren-Kommentare automatisch verarbeiten

censhare ist ideal, um Content-Workflows durch die Automatisierung von Vorgängen zu beschleunigen. Dafür kommt als zentrales Tool ein XSLT-Werkzeugkasten zum Einsatz. Damit lassen sich Prozesse erstellen und automatisch ablaufen. Durch zusätzliche XSLT-Kommandos in censhare 4.8 sind nun umfangreichere PDF-Workflows möglich. Dies sind beispielsweise Korrektur-Workflows mit Autoren oder Versand und Auswertung von PDF-Formularen.

Kommentare zu einem PDF lassen sich automatisch als Notizen an das Asset des PDFs anhängen

Kommentare zu einem PDF lassen sich automatisch als Notizen an das Asset des PDFs anhängen

Ein Korrektur-Workflow kann so aussehen: Ist ein Artikel im Layout fertig, verschickt etwa ein Redakteur per Knopfdruck das PDF an den zugehörigen Autor. censhare erstellt ein aktuelles Druckvorschau- sowie ein Autoren-Formular-PDF und kombiniert diese zu einem Dokument. Anschließend erzeugt es aus Standardtexten eine E-Mail, hängt das PDF an, sucht die E-Mail-Adresse des Autors und verschickt die E-Mail.

Der Autor heftet seine Änderungswünsche als Kommentare an das PDF und sendet es an eine spezielle Korrektur-E-Mail-Adresse zurück. censhare überwacht den zugehörigen E-Mail-Eingangsordner. Taucht die Antwort des Autors dort auf, öffnet censhare die E-Mail, extrahiert das PDF und hängt es etwa an das zugehörige Artikel-Objekt (Asset) an. Mit der Version 4.8 kann censhare die Kommentare des Autors im Antwort-PDF über XSLT-Befehle lesen und als Notizen an das Asset anhängen. Diese dienen dann als To-do-Liste für die Korrekturen. Schließend setzt censhare den Workflow-Schritt auf „Korrekturen bearbeiten“ und das Workflow-Ziel auf „Text-Redaktion“.

censhare liest nicht nur Kommentare eines PDFs. Auch Formulare hat es beispielsweise im Zugriff. Dadurch lassen sich etwa Rückläufe von Umfragen automatisch bearbeiten: Als E-Mail-Anhang landet das Antwort-PDF in einem speziellen Account. censhare liest die Antworten im PDF aus und speichert sie zur weiteren Bearbeitung im System ab.

Im obigen Beispiel könnte der Autor in einem PDF-Formular unter anderem seine Bankverbindung eintragen. Dieses Formular hat er als erste Seite seines Korrektur-PDFs bekommen. Kommt die Antwort des Autors zurück, kann censhare die Formularseite vom Antwort-PDF trennen und als Anhang per E-Mail an einen speziellen Account der Buchhaltung verschicken. Dort liest kein Mitarbeiter, sondern censhare mittels XSLT die Kontodaten aus dem Formular im PDF aus und übergibt sie an ein Finanzbuchhaltungsprogramm.

Kunden-Nutzen

  • Mehr Möglichkeiten, um individuelle Content-Prozesse in censhare umzusetzen

  • Aufsetzen von Workflows, in denen PDFs automatisch verarbeitet werden

  • Abbilden von Prozessen, in denen automatisch PDFs erstellt, verschickt und die Antworten in censhare übernommen werden

  • Automatisches Auswerten von Inhalten eines PDFs und Weiterverarbeitung der Daten in censhare

  • Automatisches Auslesen der Kommentare in einem PDF und Abspeichern als Notizen in censhare

  • Automatisches Auslesen der Felder in einem PDF-Formular und Weiterverarbeiten der Antworten

Anwendungsfall

  • PDF-Formulare für eine Umfrage verschicken, die Ergebnisse automatisch auslesen und anschließend weiterverarbeiten

  • PDFs mit Kommentaren verschiedener Anwender zu einem Entwurf auslesen und gesammelt zur Verfügung stellen

  • Kommentare eines Korrektors zu einem PDF auslesen und als Notizen in censhare für eine weitere Bearbeitung abspeichern

Alle Inhalte eines PDFs im Zugriff

Die XSLT-Befehle für PDF-Inhalte ergänzen die bisherigen Kommandos für die Arbeit mit PDFs. Es lassen sich PDFs erstellen, verschicken, aus E-Mail-Anhängen extrahieren und beispielsweise Kommentare lesen sowie separat abspeichern. Damit sind etwa weitgehend automatische Autorenworkflows für Korrekturvorgänge möglich.

Bei PDF-Formularen erkennt censhare die Eingabe-Felder und liest anhand der Feldbezeichnung die einzelnen Werte aus. Die Formulardaten werden in den Metadaten oder als Content eines Assets gespeichert. Diese lassen sich in censhare weiter bearbeiten oder etwa in einem entsprechenden Format für die Auswertung in einem Analyse-System exportieren.

Durch die XSLT-Befehle hat censhare Zugriff auf fast alle Inhalte eines PDFs und kann diese auslesen, speichern und verarbeiten. So lassen sich beispielsweise die Anzahl der Seiten oder Seitengröße auslesen oder auf den Inhalt und die Position der Notizen zugreifen. censhare wird damit zu einem mächtigen Tool für die automatische Verarbeitung von PDFs.

XSLT-Kommandos als Basis

censhare verwendet zwei XSLT-Kommandos, um PDFs zu verarbeiten. Das erste Kommando dient dazu, Struktur und Inhalte eines PDFs zu lesen und zur Verfügung zu stellen.

Der zweite XSLT-Befehl hat die Aufgabe, die in einem PDF enthaltenen Formulare auszuwerten. Dazu beherrscht er die Formate FDF (Forms Data Format), XFDF (XML Forms Data Format) und XFA (Adobe XML Forms Architecture). Alle drei hat Adobe entwickelt, wobei XFA der jüngste Standard und XFDF die XML-Version von FDF ist.

Das zu lesende PDF kann einmal als Master-Data eines Assets in censhare oder in einem Hot-Folder liegen. Zum anderen greifen die XSLT-Kommandos über eine URL oder einen lokalen Dateipfad auf das PDF zu.